МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ
от 22 октября 2014 г. № 1667

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ, ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО
ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

В целях обеспечения сохранности документов министерства здравоохранения Рязанской области (далее - министерства), хранения документов, их учета и отбора на государственное хранение приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие согласованные с экспертно-проверочной комиссией главного архивного управления Рязанской области:
1.1. Положение об архиве министерства согласно приложению № 1 к настоящему приказу.
1.2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии министерства согласно приложению № 2 к настоящему приказу.
2. Начальникам всех структурных подразделений принять указанные в п. 1 и п. 2 настоящего приказа Положения к руководству и учету в работе.
3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя министра В.И.Грачева.

Министр
Л.Н.ТЮРИНА





Приложение № 1
к приказу
министерства здравоохранения
Рязанской области
от 22 октября 2014 г. № 1667

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Документы министерства здравоохранения Рязанской области (далее - министерство), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственном казенном учреждении Рязанской области "Государственный архив Рязанской области" (далее - ГКУ РО "ГАРО").
До передачи на государственное хранение эти документы временно, 10 лет, в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" хранятся в архиве министерства здравоохранения Рязанской области.
1.2. Министерство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. Обеспечивает в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет министерства.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В министерстве для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, дел по личному составу, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создан ведомственный архив (далее - архив).
Руководство министерства обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием, кадрами.
1.4. Приказом министра назначается ответственное за ведение архива должностное лицо.
1.5. В своей работе архив министерства руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, инструкцией по делопроизводству министерства, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, главного архивного управления Рязанской области (далее - ГАУРО), ГКУ РО "ГАРО", приказами министра и настоящим Положением.
1.6. Положение об архиве министерства разработано на основании "Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия", утвержденного приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176, утверждено приказом министра по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) ГАУРО.
1.7. Архив министерства работает по планам, утвержденным министром, и отчитывается перед ним в своей работе.
1.8. Контроль за деятельностью архива министерства осуществляет министр.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива министерства осуществляет ГКУ РО "ГАРО".

2. Состав документов архива

2.1. В архив поступают:
законченные делопроизводством министерства документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений министерства:
- документы по личному составу министерства;
- научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
3.1.3. подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;
3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений министерства, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;
3.2.2. составляет и представляет не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (далее - ЭК) министерства и ЭПК ГАУРО;
3.2.3. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
3.2.4. организует использование документов:
- информирует руководство и сотрудников министерства о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, архивные документы или копии документов в целях служебного использования для работы в структурных подразделениях;
- в установленном порядке выдает архивные копии документов, архивные справки, архивные выписки по запросам организаций и заявлениям граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера;
- ведет учет дел, выданных во временное пользование из архива;
- ведет учет выданных архивных копий, архивных выписок, архивных справок по запросам организаций и заявлениям граждан;
3.2.5. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК министерства;
3.2.6. оказывает методическую помощь структурным подразделениям министерства в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив министерства;
3.2.7. ежегодно представляет в ГКУ РО "ГАРО" сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
3.2.8. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение ГКУ РО "ГАРО" документы, отнесенные к Архивному фонду Российской Федерации.

4. Права архива

4.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;
4.1.2. запрашивать от структурных подразделений министерства сведения, необходимые для работы архива с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;
4.1.3. не принимать из структурных подразделений министерства дела постоянного срока хранения, по личному составу, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, оформленные и обработанные с нарушением требований инструкции по делопроизводству министерства, нормативно-методических документов Росархива, ГКУ РО, Основных правил работы архивов организаций.

5. Ответственность

5.1. Ответственное должностное лицо отвечает за выполнение возложенных на архив задач и функций перед руководством министерства. Обязанности и ответственность работников архива министерства определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.





Приложение № 2
к приказу
министерства здравоохранения
Рязанской области
от 22 октября 2014 г. № 1667

ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА
ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) министерства здравоохранения Рязанской области (далее - министерство) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче их на государственное хранение, а также по подготовке дел по личному составу к передаче в ведомственный архив.
1.2. ЭК является совещательным органом при министре. Решения ЭК вступают в силу после утверждения их министром, в необходимых случаях (см. п. 3.3 настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) главного архивного управления Рязанской области (далее - ГАУРО).
1.3. В своей деятельности ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", нормативно-методическими документами Росархива, ГАУРО, государственного казенного учреждения Рязанской области "Государственный архив Рязанской области" (далее - ГКУ РО "ГАРО"), приказами министра, Инструкцией по делопроизводству министерства, настоящим Положением об ЭК министерства.
1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей министра, ее секретарем является должностное лицо, ответственное за архив и делопроизводство министерства. Персональный состав ЭК назначается приказом министра. В качестве экспертов для работы в комиссии могут привлекаться работники ГКУ РО "ГАРО", ГАУРО.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, определение сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел и их формировании.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация проведения отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.
2.4. Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочением документов в министерстве.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с работником, ответственным за архив и делопроизводство, работу по ежегодному отбору документов министерства для их дальнейшего хранения и по уничтожению документов с истекшим сроком хранения.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов министерства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.
3.3. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:
3.3.1. На утверждение ЭПК ГАУРО, а затем на утверждение министру:
- опись дел постоянного хранения управленческой документации;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, документов со сроками хранения 10 лет и более, с пометкой ЭПК в "Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения" (далее - Перечень), утвержденном приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.
3.3.2. На согласование ЭПК ГАУРО, а затем на утверждение министру:
- сводную номенклатуру дел;
- описи дел по личному составу;
- акты об утрате или неисправном повреждении документов постоянного хранения;
- Положение об ЭК;
- Положение об архиве.
3.3.3. На рассмотрение ЭПК ГАУРО:
- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем в сторону увеличения;
- решения ЭК об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем.
3.4. Представляет на утверждение министра акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу, акты о выделении дел к уничтожению, кроме перечисленных в п. 3.3.1.
3.5. Совместно с сотрудником отдела государственных закупок и правового обеспечения, ответственными лицами за архив и делопроизводство в отделах ЭК проводит для сотрудников министерства консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации, а также осуществляет контроль за формированием дел в текущем делопроизводстве в соответствии с номенклатурой дел.

4. Права ЭК

ЭК имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам, ответственным в отделах за делопроизводство и архив, и отдельным сотрудникам министерства по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения руководителей структурных подразделений по срокам хранения дел, не входящих в Перечень.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах их утраты.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений министерства, представителей ГКУ РО "ГАРО", ГАУРО.
4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство министерства по вопросам относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК министерства работает в тесном сотрудничестве с ЭПК ГАУРО и получает от нее соответствующие организационно-методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденного министром.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже чем 2 раза в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступившие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК.
Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство министерства (в необходимых случаях по согласованию с ЭПК ГАУРО).
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.


------------------------------------------------------------------