ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ -
КАСИМОВСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 28 января 2014 г. № 87

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ АДМИНИСТРАЦИИ
КАСИМОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. Постановления Администрации муниципального
образования - Касимовский муниципальный район Рязанской области
от 20.04.2015 № 492)

В целях совершенствования работы по документированию управленческой деятельности, внедрения и применения единых правил оформления документов, в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", руководствуясь Уставом Касимовского муниципального района Рязанской области, постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству администрации Касимовского муниципального района Рязанской области (далее - Инструкция).
2. Отделу по организационной и кадровой работе (Ситникова Е.И.), руководителям отраслевых (функциональных) органов (Инина Е.В., Кирий К.В., Колесова М.Н., Кочетков С.В., Сарычев Н.А., Сидоров Е.В.) ознакомить сотрудников с Инструкцией.
3. Сотрудникам отделов, секторов, отраслевых (функциональных) органов администрации Касимовского муниципального района Рязанской области в работе с документами соблюдать требования Инструкции.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Касимовского муниципального района Рязанской области Какушкину Н.Н.

Глава Касимовского
муниципального района
Рязанской области
В.Л.ЛУНИН





Приложение
к Постановлению
главы Касимовского
муниципального района
Рязанской области
от 28 января 2014 г. № 87

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ АДМИНИСТРАЦИИ КАСИМОВСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. Постановления Администрации муниципального
образования - Касимовский муниципальный район Рязанской области
от 20.04.2015 № 492)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации Касимовского муниципального района Рязанской области (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации Касимовского муниципального района Рязанской области (далее - администрация района) и определяет основные направления повышения качества подготовки документов и совершенствования технологии работы с ними, применение автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы администрации района и ее отраслевых (функциональных) органов.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, оформление и хранение документов.
1.4. Инструкция предназначена для внедрения и использования в администрации района:
- единых правил оформления и расположения реквизитов документов на основе нормативной базы по документационному обеспечению;
- новых информационных технологий подготовки документов и передачи содержащейся в них информации;
- делового стиля документов, соблюдения основных требований при составлении и унификации текстов документов;
- правил подготовки документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстовую обработку;
- правил проектирования бланков документов;
- правил учета, использования бланков, печатей;
- правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи.
1.5. Настоящая Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется данной Инструкцией, если иное не предусмотрено нормативными актами, определяющими работу с указанной категорией документов. Порядок работы с секретными документами устанавливается специальными инструкциями.
1.6. В Инструкции рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в делопроизводстве администрации района: от создания документа или его поступления до отправки и сдачи на архивное хранение.
1.7. Сотрудники администрации района обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции, проявлять ответственность за порядок работы с документами и надлежащую их сохранность.

2. Документирование управленческой деятельности и основные
требования, предъявляемые к организации делопроизводства

2.1. Деятельность администрации района обеспечивается системой управленческих документов, составляющих ее документационную базу. Состав документов определяется кругом управленческих функций, устанавливаемых законодательством Российской Федерации и Рязанской области, Уставом Касимовского муниципального района Рязанской области, порядком решения вопросов, входящих в компетенцию администрации района, объемом и характером ее взаимоотношений с другими организациями, а также органами государственной власти.
2.2. Документация общего делопроизводства в зависимости от места составления и назначения делится на документы:
- поступающие в адрес администрации района из вышестоящих органов государственной власти, от предприятий, организаций и других корреспондентов, имеющих статус юридического лица;
- исходящие (конкретные группы документов, выделяемые по корреспондентскому признаку, по уровню подписания или по конкретным вопросам), направляемые администрацией района в адрес органов государственной власти и управления, предприятий, организаций;
- организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения), разрабатываемые администрацией района в целях документального отражения деятельности по реализации возложенных задач и функций;
- по обращениям граждан.
2.3. Нормативные распорядительные правовые документы (акты) имеют строгую регламентацию по отношению к кругу лиц, обладающих правом их подписи. Главой Касимовского муниципального района Рязанской области (далее - глава района) издаются следующие организационно-распорядительные документы: постановления администрации Касимовского муниципального района Рязанской области (далее - постановления главы района), распоряжения администрации Касимовского муниципального района Рязанской области (далее - распоряжения главы района). Утверждаются и подписываются: договоры, положения, уставы, акты, инструкции, правила, программы, сметы, нормативы, отчеты, протоколы, структура и штатная численность, штатные расписания и изменения к ним, тарифные ставки и другие нормативные документы, в которых конкретизируются основные вопросы деятельности администрации района.
(в ред. Постановления Администрации муниципального образования - Касимовский муниципальный район Рязанской области от 20.04.2015 № 492)
Руководители отраслевых (функциональных) органов администрации района издают приказы.
2.4. Администрация района может участвовать в принятии совместных нормативных правовых распорядительных документов по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных государственных, исполнительных органов и общественных организаций. Совместные распорядительные документы имеют одинаковую юридическую силу для каждой стороны, принявшей этот документ.
2.5. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в отделах, секторах администрации района и ее отраслевых (функциональных) органах возлагается на их руководителей.
2.6. Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в администрации района и ее отраслевых (функциональных) органах, закрепляются в их должностных инструкциях.
На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, возлагаются следующие основные функции:
- прием, учет и распределение поступающих в администрацию района или ее отраслевой (функциональный) орган документов;
- передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;
- учет исходящих документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
- контроль прохождения документов в администрации района или ее отраслевом (функциональном) органе;
- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
- разработка номенклатуры дел администрации, отраслевого (функционального) органа;
- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в архивный отдел администрации района;
- прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи и по электронной почте;
- организация использования средств копировальной техники;
- проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами, ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
2.7. При смене руководителя отраслевого (функционального) органа, отдела, сектора администрации района в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного материала к ним.
2.8. При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все не исполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив.
В случае увольнения сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в администрации района или ее отраслевом (функциональном) органе, дела, находящиеся в его ведении, должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.
2.9. Сотрудники администрации района несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции, несохранность документов и разглашение содержащейся в них служебной информации, за неосуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защите служебной информации.
При утрате документов руководитель отдела, сектора администрации района или ее отраслевого (функционального) органа обязан провести служебное расследование, о результатах которого проинформировать управляющего делами администрации района.

3. Правила подготовки и оформления документов

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию документов, а также возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
3.1. Для служебных документов, подлежащих оформлению на бланках, а также других, разрабатываемых в администрации района, установлены форматы листа - А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Для отдельных видов документов допускается использовать формат А6 (105 x 148 мм) (например, бланки для резолюций).
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12 - 14, для оформления табличных материалов - Times New Roman № 10, № 12 через одинарный или полуторный интервал.
3.2. Каждый вид служебного документа имеет строго определенный набор реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения.
3.3. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении документов администрации района используются следующие реквизиты:

- герб Касимовского муниципального района Рязанской области (помещается на бланках документов в соответствии с Уставом Касимовского муниципального района Рязанской области и Положением о гербе Касимовского муниципального района Рязанской области, утвержденным решением Совета депутатов Касимовского муниципального района Рязанской области от 12.11.2013 № 25-IV СД "О гербе Касимовского муниципального района Рязанской области");
- герб Касимовского муниципального района Рязанской области на бланках с продольным расположением реквизитов размещается в центре верхнего поля, а на бланках с поперечным расположением реквизитов - на верхнем поле бланка над серединой строки "Наименование организации";
- код организации (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);
- идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);
- наименование организации (автор документа - администрация Касимовского муниципального района Рязанской области);
- справочные данные об организации (указываются на письмах - адрес, номер телефона, факса, электронной почты и т.п.);
- наименование вида документа (на письмах не указывается);
- дата документа;
- регистрационный номер;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа (указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации");
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- резолюция;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись (в состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа (подписи должностных лиц, согласующих документ);
- оттиск печати;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении документа в администрацию района;
- идентификатор электронной копии документа.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
не менее 20 мм - нижнее.
3.4. В зависимости от вида документы могут исполняться либо на бланке, либо без его использования.
Бланки используются при подготовке нормативных правовых актов, распорядительных документов и служебных писем.
Бланки не используются для подготовки писем, докладных записок, справок, предназначенных для использования внутри администрации района, а также для подготовки документов, подготовленных совместно с другими организациями.
Бланки администрации района изготавливаются на белой бумаге.
3.5. В управленческой деятельности администрации района в основном используются бланки формата А4 с продольным расположением реквизитов.
3.6. В администрации района установлены следующие унифицированные формы (бланки) документов (приложения № 1 - 5):
- общий бланк (используется для любого вида документа, кроме письма);
- бланк постановления администрации Касимовского муниципального района Рязанской области;
- бланк распоряжения администрации Касимовского муниципального района Рязанской области;
- бланк командировочного удостоверения (формат А5);
- бланки главы района и заместителей главы администрации района, используемые для оформления резолюций.
Бланк служебного письма администрации района утвержден распоряжением главы Касимовского муниципального района Рязанской области от 25.11.2013 № 634 "Об утверждении Инструкции о порядке применения и оформления бланка служебного письма администрации Касимовского муниципального района Рязанской области".
Бланки отделов и секторов администрации района, отраслевых (функциональных) органов администрации района могут создаваться в том случае, если руководитель данного отдела или сектора администрации района, отраслевого (функционального) органа администрации района имеет право подписи официальных документов. Бланк отдела или сектора администрации района утверждается распоряжением главы района, а бланк отраслевого (функционального) органа администрации района - приказом руководителя соответствующего отраслевого (функционального) органа.
3.7. Унифицированный бланк используется для подготовки именно того вида документа, для которого он предназначен. Общий бланк используется при подготовке документа, для которого нет утвержденной унифицированной формы. Например: протокол заседания, решение заседания, акт (передачи, проверки и т.п.), доверенность и др.
3.8. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться третьим лицам и сторонним организациям.
3.9. Все необходимые реквизиты бланков администрации района и ее отраслевых (функциональных) органов воспроизводятся на персональном компьютере, затем с помощью копировально-множительной техники тиражируются в необходимом количестве экземпляров.

3.1. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

3.1.1. В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" воспроизведение Государственного герба Российской Федерации не предусматривается на бланках и печатях органов местного самоуправления.
Герб Касимовского муниципального района Рязанской области помещается на бланках документов и печатях администрации района и ее отраслевых (функциональных) органов.
3.1.2. Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть администрация района или ее отраслевой (функциональный) орган.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах; в таких случаях сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или без них.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций, составляющих документ, следует оформлять на чистом листе бумаги. При этом наименования организаций следует располагать в соответствии с их рангом. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.
Датирование, регистрация таких документов оговорены в п. 3.1.5.
3.1.3. Реквизит "Справочные данные об организации" содержит сведения, важные для организации при информационных контактах. Справочные данные включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты; при необходимости дополняются коды по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН), счета в банке и другие сведения по усмотрению организации.
Администрация района на своем бланке письма дает сведения о почтовом адресе, номерах телефона и факса, адрес электронной почты.
3.1.4. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000), компетенции организации, содержанию документируемого действия.
При внедрении стандарта его требования должны распространяться на все виды документов: акт, анкета, график, договор, докладная записка, должностная инструкция, заявка, заявление, инструкция, объяснительная записка, положение, постановление, правила, представление, приказ, протокол, распоряжение, свидетельство, структура и штатная численность, указание, устав, штатное расписание.
На бланке письма наименование вида документа не указывается.
3.1.5. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утвержденного документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата совместного документа соответствует дате более поздней записи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 18.12.2013.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 декабря 2013 г.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (1 февраля 2013 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (01.02.2013).
Дата указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовился на бланке. Если документ готовился не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.
3.1.6. Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Структура регистрационного номера зависит от вида документа. В его состав входит обязательно порядковый номер регистрации, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе и др.
Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.
3.1.7. Место составления или издания документа.
Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
3.1.8. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
3.1.9. Адресат.
Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
Строки, входящие в состав реквизита "Адресат", выравниваются влево в границах, отведенных для этого реквизита, и печатаются с межстрочным интервалом 1,0. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правой границей текстового поля.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается сокращенная форма наименования организации,
например:
Министерство транспорта
Рязанской области

Управление делами

При адресовании документа конкретному должностному лицу, которое будет рассматривать, и принимать решение по поставленным в нем вопросам, наименование организации или подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Фамилия адресата печатается прописными буквами с пробелом между инициалами и фамилией, инициалы ставятся перед фамилией,
Например:

Управление делами
Правительства Рязанской области
Начальнику (наименование
управления или отдела)
А.И.Петрову

При адресовании документа руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указать обобщенно,
например:

Руководителям отраслевых
(функциональных) органов
администрации Касимовского
муниципального района
Рязанской области (по списку)

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишутся в дательном падеже),
например:

Генеральному директору
Объединения "Агропром"
В.Д.Иванову

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Наименование учреждения (организации) - адресата документа указывается в полном соответствии с Положением о нем.
Сокращенное наименование применяется в случаях, когда оно официально разрешено и рекомендовано для вида документа.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.
При адресовании документа физическому лицу инициалы ставятся после фамилии, затем указывается почтовый адрес. Почтовый адрес печатается шрифтом размером № 12, фамилия адресата печатается строчными буквами (указывается при направлении документа разовым корреспондентам).
Элементы почтового адресата указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:
- наименование адресата (наименование организации - юридического лица или инициалы, фамилия для физических лиц);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
- название области, края, автономного округа (области), республики;
- страна (для международных отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Редакция газеты "Рязанские ведомости"
ул. Горького, 14, Рязань, 390023
или
Ивановой А.И.
ул. Свободы, д. 37, корп. 1, кв. 43
г. Рязань, 390000.
3.1.10. Гриф "Утверждение документа" - реквизит документа, указывающий способ введения документа в действие.
Утверждение документа оформляется посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа.
Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по утверждаемому документу.
Утверждению, как правило, подлежат программы, структуры и штатная численность, должностные инструкции сотрудников, планы, отчеты, сметы, акты, задания, балансы, тарифные ставки и т.д. (приложение № 6).
Утверждение документа производится главой района, другими должностными лицами администрации района в соответствии с их компетенцией (распределением обязанностей) посредством проставления грифа утверждения.
Гриф утверждения (если документ утверждается конкретным должностным лицом) состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочный интервал ниже слова УТВЕРЖДАЮ.
Например:

УТВЕРЖДАЮ
Глава Касимовского муниципального
района Рязанской области
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Глава Касимовского муниципального Председатель Совета депутатов
района Рязанской области Касимовского муниципального района
Рязанской области
________________ ___________________ ________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия) (личная подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000 00.00.0000

При утверждении документа постановлением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено) без кавычек, наименования документа, которым произведено утверждение, в творительном падеже, его даты и номера.
Например:

Утвержден
Постановлением
главы Касимовского
муниципального района
Рязанской области
от __________ № ______

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При двух подписях - в правом и левом верхних углах документа.
В утвержденные документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица (лиц), утвердившего (утвердивших) документ.
3.1.11. Резолюция включает в себя следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы по исполнению поручения.
Основной исполнитель и соисполнитель (соисполнители) вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, имеющих типовые сроки работы с ними, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Например:

Е.И.Ситниковой
Для рассмотрения и подготовки проекта
распоряжения по данному вопросу
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000

Резолюция размещается на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (преимущественно используется формат А6) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
3.1.12. Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, точно передающее его смысл. Заголовок формулируется составителем документа. Заголовок должен иметь длину строки не более 40 знаков. Переносы слов в заголовке не допускаются. Если заголовок большой, то он делится (по смыслу) на несколько строк. Строки заголовка печатаются через 1 межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами. Точка после заголовка не ставится.
Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также другим документам, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок также не составляется к письмам, докладным и объяснительным запискам, объем текста которых не превышает одного абзаца.
3.1.13.